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文档管理:如何进行文档管理

来源:网络
编辑:佚名

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第1,档案管理机构及职责。

公司档案工作实行二级管理。综合管理部档案管理员负责公司所有档案资料的统一收集管理。档案管理人员要严格执行公司档案管理规定。每年对二级档案管理进行一次检查验收。

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第2,归档制度。

凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动,具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。凡属归档范围的文件资料,均由公司集中统一管理。归档的文件资料,原则上必须是原件。凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档。将涉外事务的复印件报综合管理部备案。公司对外签订的经济合同,应保留三份原件。

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第3,档案保管制度。

存放在防火、防潮、防虫的地方。归档资料要进行登记,编制归档目录。做好分类,保密工作。

第4,档案借阅制度。

文档管理

未经允许不可外借,如需外借请登记完整。

第5,二级档案应根据资料的性质和部门需要,每三年移交一次,必须保留的尽量留复印件,其余资料交综合管理部统一保存。

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